Es steht nicht nur die monatliche Erledigung der Salär-Zahlung sondern auch vielfältige Meldepflichten im Fokus. Gerade für kleinere Unternehmen lohnt es sich, die Lohnbuchhaltung in professionelle Hände zu legen.
Das Allerwichtigste zuerst: Das gewählte Lohnprogramm muss parametrisiert werden. Dies bedeutet, Stammdaten der Mitarbeiter erfassen, Lohnarten hinterlegen, Konten der Finanzbuchhaltung definieren, Erfassen der Abzüge der privaten Versicherer (UVG, UVGZ, BVG, KTG), Definition Lohnfortzahlung bei Krankheit, Unfall und Militär (Lohnfortzahlung mit Versicherungsschutz) etc. Sobald die gesetzlichen Abzüge oder die Policen mit dem privaten Versichern ändern, müssen diese in den Stammdaten angepasst werden. Die Einstellungen sind meistens Anfang des Jahres zu überprüften.
Beim Eintritt / Austritt von Mitarbeitern müssen die Stammdaten in der Lohnbuchhaltung angepasst werden. Zusätzlich sind die An- sprich Abmeldungen bei den Sozialversicherungseinrichtungen, den privaten Versicherern und möglicherweise beim Quellensteueramt vorzunehmen.
Vor der Auszahlung der monatlichen Saläre sind alle Änderungen zum Vormonat im Lohnprogramm zu berücksichtigen. Anschliessend müssen die Lohnabrechnungen erstellt und die Bankzahlungen erfasst werden. Beschäftigen Sie Personen, die an der Quelle besteuert werden, ist grundsätzlich pro Quartal eine Abrechnung beim Kantonalen Quellensteueramt einzureichen.
Während dem Jahr kann ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Unfall oder anderen Umständen ausfallen. Die Meldung von Kranken-, Unfall- und EO-Leistungsausfällen, Früherfassung und Frühintervention IV sowie die Berechnung der entsprechenden Lohnkürzungen und die Administration mit Versicherungsgesellschaften bei Arbeitsunfähigkeit sind Aufgaben, die von der Lohnbuchhaltung erledigt werden. Zudem sind alle wesentlichen Lohnmutationen der Pensionskasse zu melden.
Zum Geschäftsjahresende ist die Lohnbuchhaltung abzuschliessen. Die Meldung an die Sozialversicherungsträger sowie die privaten Versicherer und die Lohnausweise für die Mitarbeiter werden erstellt. Die Lohnbuchhaltung muss mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Die Kosten für Ihr Personal und Guthaben / Verbindlichkeiten gegenüber den Mitarbeitern, Sozialversicherungen und privaten Versicherern sind in der Finanzbuchhaltung auszuweisen.